SIARAN PERS
Dinas Perhubungan Banyumas Luncurkan SISUMA, Sistem Informasi Manajemen Persuratan Berbasis Web dengan Fitur Pelacakan Real-Time
Purwokerto, 27 Juli 2026 — Dinas Perhubungan Kabupaten Banyumas kini memiliki sistem pengelolaan surat digital bernama SISUMA (Sistem Informasi Manajemen Persuratan), sebuah platform berbasis web yang dirancang untuk mengatasi berbagai kendala administrasi persuratan yang selama ini masih dilakukan secara manual. Sistem ini dikembangkan sebagai Tugas Akhir Program Diploma Tiga (D3) Program Studi Sistem Informasi, Universitas Bina Sarana Informatika, oleh Novia Putri Ramadhani dan Rifka Nurhidayah, di bawah bimbingan Joko Dwi Mulyanto, S.Kom., M.Kom dan Triadi Widianto, S.Kom, M.Kom.
Latar Belakang
Selama ini, pengelolaan persuratan di lingkungan instansi pemerintahan, termasuk Dinas Perhubungan Banyumas, kerap menghadapi sejumlah kendala klasik: keterlambatan distribusi surat antar bagian, kesulitan menemukan kembali arsip fisik, hingga risiko kehilangan atau kerusakan dokumen. Kondisi ini berdampak langsung pada efektivitas pelayanan administrasi dan transparansi proses birokrasi, sekaligus menjadi tantangan tersendiri di tengah dorongan pemerintah untuk mempercepat digitalisasi tata naskah dinas.
Solusi yang ditawarkan
SISUMA hadir sebagai jawaban atas permasalahan tersebut dengan menyediakan layanan digital terintegrasi untuk pencatatan, pengarsipan, distribusi, dan pelacakan (tracking) surat secara real-time. Melalui fitur tracking, setiap surat dapat dipantau perjalanannya mulai dari tahap penerimaan, verifikasi, disposisi, hingga penyelesaian memberikan kejelasan status dokumen sekaligus memperkuat akuntabilitas proses administrasi.
Secara garis besar, cakupan fungsi SISUMA meliputi:
- Pengelolaan surat masuk dan penomoran surat secara digital
- Pencatatan dan pengarsipan dokumen berbasis web
- Distribusi surat antar bagian melalui mekanisme disposisi dari Kepala Dinas
- Fitur pelacakan status surat secara real-time bagi pengirim
- Dashboard monitoring khusus untuk pimpinan, sekretaris, dan pegawai sesuai peran masing-masing
Sistem ini melayani empat jenis pengguna dengan hak akses berbeda, yaitu Administrator, Pegawai, Kepala Dinas, dan Sekretaris, sehingga setiap alur kerja mulai dari pengajuan nomor surat oleh pegawai hingga pemberian disposisi oleh Kepala Dinas dapat berjalan sesuai tanggung jawab masing-masing pihak.
Pendekatan Pengembangan
Pengembangan SISUMA menggunakan metode Agile, yang dipilih karena karakteristiknya yang iteratif dan inkremental sehingga memungkinkan sistem dibangun secara bertahap melalui siklus (sprint) singkat, diuji, dan disempurnakan berdasarkan umpan balik pengguna. Pendekatan ini dinilai lebih adaptif dibandingkan metode pengembangan konvensional seperti Waterfall, terutama untuk mengakomodasi kebutuhan Dinas Perhubungan Banyumas yang dapat berubah seiring berjalannya proses evaluasi.
Proses pengembangan sistem mencakup tahapan analisis kebutuhan, perancangan (use case diagram, activity diagram, entity relationship diagram, dan rancangan antarmuka), implementasi, pengujian fungsional (blackbox testing), evaluasi, hingga perbaikan berkelanjutan. Basis data sistem dikelola menggunakan MySQL melalui phpMyAdmin, dengan Laragon sebagai lingkungan pengembangan lokal.
Manfaat yang Diharapkan
Kehadiran SISUMA diproyeksikan memberikan sejumlah manfaat nyata, antara lain:
- Efisiensi waktu dalam pencatatan, pengarsipan, dan distribusi surat
- Kemudahan pencarian arsip karena dokumen tersimpan secara digital dan terorganisir
- Transparansi dan akuntabilitas melalui pemantauan status surat secara real-time
- Keamanan dokumen yang lebih terjamin berkat sistem autentikasi dan pengendalian akses
- Fleksibilitas pengembangan berkelanjutan sesuai kebutuhan organisasi yang dinamis
- Peningkatan kualitas pelayanan publik melalui proses administrasi yang lebih cepat dan profesional
Dukungan terhadap Transformasi Digital Daerah
Pengembangan sistem ini sejalan dengan agenda digitalisasi pelayanan publik yang tengah didorong pemerintah, khususnya dalam penerapan tata naskah dinas elektronik. Dengan model yang telah dirancang, SISUMA berpotensi menjadi rujukan bagi instansi lain di lingkungan pemerintah daerah yang ingin bertransformasi dari sistem persuratan manual menuju layanan berbasis digital yang lebih efektif, efisien, dan akuntabel.
Tim pengembang menyampaikan bahwa sistem ini masih terbuka untuk penyempurnaan lebih lanjut, baik dari sisi tampilan, fitur, maupun keamanan, seiring dengan evaluasi dan kebutuhan pengguna di lapangan.
Tentang Pengembang SISUMA dikembangkan oleh Novia Putri Ramadhani dan Rifka Nurhidayah, mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik dan Informatika, Universitas Bina Sarana Informatika, sebagai bagian dari Tugas Akhir Program Diploma Tiga (D3), dengan judul “Sistem Informasi Kearsipan Berbasis Web Menggunakan Metode Agile pada Dinas Perhubungan Banyumas”.
Kontak Media Dinas Perhubungan Kabupaten Banyumas Purwokerto, Jawa Tengah
